Excel-pulautin

Excel-pulautin on ohjelma, jonka avulla voi muokata taulukkomuotoisista havaintotiedostoista Hyönteistietokantaan sopivia syöttötiedostoja.

Monet harrastajat tallentavat havaintonsa taulukkolaskimella muotoon, jossa lajit ovat riveillä ja havaintojaksot sarakkeilla. Taulukon solussa on lukumäärä. Taulukon yläreunassa on yhteisiä tietojen keruuseen liittyviä tietoja. Esimerkki tällaisesta taulusta on alla.

Tällainen taulukko ei suoraan sovellu Hyönteistietokantaan tai Hatikkaan vietäväksi, vaan se täytyy purkaa muotoon, jossa kaikki yhteiset tiedot toistuvat joka rivillä. Tämä tehtävä on kätevintä suorittaa Excelin makroilla, eli Visual Basic for Applications (VBA) -kielellä.

Asennus

Excelissä, jossa on kuvatunlainen taulukko, avaa menuista Tools ==> Macro ==> Visual Basic Editor. Visual Basicissa avaa Insert ==> Module. Avautuvaan ikkunaan pastea oheinen ohjelmakoodi. Saveta tiedosto.

Ajaminen

Excelissä avaa menuista Tools ==> Macro ==> Macros ja valitse saveamasi makro "HavislistaV". Paina nappulaa "Run". Tätä ennen täytyy ehkä löysätä Excelin turva-asetuksia samasta menusta Tools ==> Macro ==> Security valitsemalla "Medium".

Ohjelma antaa joitakin väliaikatietoja ja luo uuden taulun (Sheet) nimeltä "Vuosi". (Samanniminen tuhotaan ensin ilman varoitusta...) Tähän tauluun tulee Hyönteistietokannan Standard-Update muotoinen taulu. Se voidaan Excelin normaalilla "Save As..." toiminnolla tallettaa .txt muodossa ja lähettää Hyönteistietokantaan. Tiedoston maksimipituus on 65000 riviä Excelissä, mutta on huomattava, että Hyönteistietokantaan ei kannata kerralla lähettää yli 10 000 riviä, koska koneesta loppuu muisti.

Syöttötiedoston muoto ja ohjelman muokkaaminen

Ohjelman alussa on joitakin ohjeita sen vaatimuksista ja räätälöimiseksi vastaamaan syöttötiedostoja. Periaatteessa syöttötiedosto on yllä olevan kuvan mukainen, mutta sarakkeiden paikkoja voidaan hienosäätää ohjelmalla.

Ensimmäinen rivi on yhteisiä tietoja varten. Katso ohjelmaa mikä tieto on milläkin sarakkeella. Toisella rivillä ovat alkupäivämäärät. Soluissa on käytettävä Excelin Date-muotoa, eli esimerkiksi 26.2.2009 tai 2009-02-26. Kolmas rivi ei ole pakollinen, mutta tähän voidaan laittaa loppupäivämäärät. Tämä täytyy säätää ohjelmasta muuttujasta LoppuAikaRivi. Ohjelmassa se on oletuksena sama kuin alkupäivämäärärivi. Sen jälkeen alkavat datarivit, joiden 1. sarakkeella on sukunimi ja 2. sarakkeella lajinimi. Soluissa on lukumäärä numeroina. Jos solusta löytyy kauttaviiva, tulkitaan se koiras/naaras -lukumääräksi. Muuten talletetaan vain yksi lukumäärä. Jos solusta löytyy vain merkki "/", talletetaan havainto, mutta ei lukumääriä. Muita merkkejä ei soluissa tulisi olla, koska niistä tulee virhe Hyönteistietokantaan tiedostoa ladatessa. Jos solu on tyhjä tai määrä on 0, havaintoa ei talleteta.

Standard-Update syöttötiedoston muoto sisältää 1. sarakkeessa uniikin tunnisteen. Tätä muotoa ei ole pakko käyttää vaan 1. sarakkeen voi Excelissä tuhota ja käyttää Standard-syöttötiedostomuotoa. Tällöin Hyönteistietokanta generoi tunnisteen.

Standard-Update on kuitenkin hyödyllinen, koska jos käyttää tätä muotoa tiedon syöttämisessä, voi milloin tahansa uudelleen ladata tiedostot kantaan, eivätkä ne mene sekaisin, vaan aiemmat havainnot päivittyvät. Tämä on hyödyllistä, jos esim. päivittää koordinatit tarkemmiksi, lisää habitaattitietoja jne. Samoin ei tarvitse niin tarkkaan pitää lukua siitä, mitä havaintoja on jo lähettänyt.

Seuraavassa on kuvattu kuinka tunniste muodostetaan. Se tapahtuu automaattisesti, mutta asettaa rajoituksia sille miten tiedostot nimetään. Tunniste on muotoa I:C:FTRS, missä I="SPS", C=kerääjän 4-merkin pituinen kokoelmakoodi (RUBIN-koodi), F=tiedoston nimen 3 ensimmäistä merkkiä, T=taulun (worksheet) 2 ensimmäistä merkkiä, R=rivikoodi, S=sarakenumero. Esimerkiksi SPS:SEMF:N08heC3. Tunniste voi olla vain 19 merkkiä pitkä ja siitä alusta menee 9 merkkiä seuran ja kerääjän koodeihin. Tiedostot omalla koneella kannattaa nimetä niin, että 3 ensimmäistä merkkiä ovat muuttumattomia ja uniikkeja. Oman RUBIN-koodin saa Luonnontieteellisestä keskusmuseosta, helpdesk@gbif.fi. Se täytyy editoida makroon kohtaan CollectionCode = "XXXX".

Tuki

Havaintotallentimen on kirjoittanut VBA:lla Hannu Saarenmaa, jolta voi kysellä lisätietoja ja lisäpiirteitä.

Sivu luotu 2009-02-26.